L'organisation d'événements d'entreprise, qu'ils soient virtuels ou en présentiel, nécessite une réflexion approfondie pour répondre aux objectifs et enjeux de l'entreprise tout en minimisant l'impact environnemental. Le choix entre ces deux formats d'événements a des implications significatives, non seulement en termes d'expérience des participants, mais aussi en matière de RSE.

Avantages et inconvénients d’un événement d'entreprise virtuel

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Utilisation efficace des technologies pour les événements virtuels

Les événements d'entreprise virtuels offrent une alternative attrayante en termes de réduction de l'empreinte carbone, car ils éliminent la nécessité de déplacements souvent longs et coûteux. En utilisant des plates-formes de vidéoconférence avancées et d'autres outils technologiques, les entreprises peuvent organiser des événements sans émissions de carbone liées aux déplacements. La logistique représente en moyenne 70 % de l'empreinte carbone d’un événement, et les déplacements des participants sont évidemment une grande partie de cette logistique.

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Cependant, les événements virtuels peuvent présenter des limites en termes d'engagement et d'interaction des participants. Il est essentiel d'adopter des stratégies créatives pour maintenir l'attention et l'engagement tout au long de l'événement.

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Ne pas brader la portée et l'engagement d’un événement pour alléger son empreinte

En effet, il ne faut pas oublier que quel que soit l’événement, il a toujours un but et un message à véhiculer. Réduire l’empreinte d’un événement est nécessaire, et c’est donc très important de réfléchir en ce sens, mais il ne faut pas non plus proposer un événement qui, en voulant réduire son empreinte, perd l’attention de son audience et ainsi ne permet pas de véhiculer son message. Ceci amènerait à la nécessité de produire un autre événement pour le même but, ce qui au final n’aurait aucun sens. Cela ferait juste fait perdre du temps, de l’argent, et de la crédibilité à l’entreprise, pour au final alourdir son bilan carbone avec l’organisation d’un second événement pour rattraper le faible impact du premier.

Les points forts et défis à relever lors de l’organisation d’un événement en présentiel

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Création d'expériences immersives lors d’un événement en présentiel

Les événements en présentiel offrent en général plus facilement une expérience immersive et sensorielle, ce qui peut renforcer l'engagement des participants et favoriser les interactions spontanées.

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L’objectif d’un événement étant de véhiculer un message, qu’il soit RH ou Marketing, il est important de l’ancrer profondément dans le souvenir des participants afin que l’événement ait un impact à long terme. Pour ce faire, les nombreuses possibilités de personnalisation des événements en présentiel sont d’une grande aide. Pour avoir des exemples d’animations percutantes pour vos événements, vous pouvez lire notre article à ce sujet.

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Bien que beaucoup plus adaptés pour véhiculer des messages et pour capter l’attention du public, ces événements nécessitent de nombreux déplacements des participants et prestataires, parfois sur de grandes distances, ce qui alourdit le bilan carbone global de l'événement.

Facteurs à considérer lors du choix entre événement virtuel et présentiel

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Impact sur l'engagement des participants : virtuel contre présentiel

Lors du choix entre des événements virtuels ou en présentiel, il est essentiel de prendre en compte l'impact sur l'engagement et l'interaction des participants. Les événements présentiels offrent souvent une expérience plus immersive, mais les événements virtuels peuvent être plus accessibles et flexibles.

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Chacun a donc des avantages et des défauts, il faut donc réfléchir avant tout à l’objectif de l’événement : est-ce qu’il a pour but de proposer une expérience immersive, ou alors d’offrir une expérience à de nombreux participants ? Pour ce qui est de l’engagement, les deux types d’événements peuvent avoir un fort impact selon les intervenants et les prestations déployées.

Conseils pour la planification et l'exécution réussies de vos événements d'entreprise

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Intégration de solutions hybrides pour répondre aux besoins divers des participants

Une approche hybride, combinant des éléments d'événements virtuels et présentiels, peut offrir le meilleur des deux propositions tout en réduisant l'empreinte carbone globale de l'événement. Cela permet aux participants de choisir le format qui leur convient le mieux tout en minimisant les impacts environnementaux.

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De plus, comme rappelé plus haut, certaines activités comme une prise de parole peuvent avoir autant d’impact en virtuel selon l’orateur, et permettent en plus à davantage de participants de pouvoir le visionner car tout le monde ne peut pas toujours se déplacer. Néanmoins, le fait de proposer également pour ceux qui peuvent se déplacer une expérience 360° promet un fort effet d’ancrage, et de véhiculer des messages beaucoup plus facilement avec la possibilité de jouer sur de nombreux biais cognitifs.

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La sélection de prestataires événementiels engagés dans une démarche RSE

L’essentiel du débat se joue sur l’empreinte carbone finale de l’événement, l’option hybride permettant de limiter celle-ci.

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Le fait de choisir essentiellement des prestataires engagés dans une réflexion durable est tout aussi efficace, puisque ce sont leurs différentes prestations qui constituent l’empreinte globale de l’événement. Si chacun fait attention à limiter au maximum son empreinte, il est ainsi possible de réduire de manière drastique les émissions d’un événement. Que ce soit via la logistique, la scénographie, la technique, la gestion de déchets, ou encore des prestataires plus “occasionnels” tels que des traiteurs ou des prestataires de bar, les actions de chacun influent directement sur le bilan d’un événement.

Conclusion

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Le choix entre des événements d'entreprise virtuels, hybride ou en présentiel est une décision importante qui a des implications significatives, non seulement pour l'expérience des participants, mais aussi pour l'impact environnemental de l'événement.

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En identifiant bien les objectifs de l’événement et en prenant en compte l'empreinte carbone de chaque option et en adoptant des pratiques durables tout au long du processus de planification et d'exécution, les entreprises peuvent organiser des événements réussis tout en limitant leur impact sur l'environnement, et en maximisant leur portée.